1. Algemeen

Duikclub Wet Fun Diving Club (vzw) hecht veel waarde aan je privacy en bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig op met persoonsgegevens. Duikclub Wet Fun Diving Club houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet – en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG, ook gekend als GDPR)

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waaronder deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring.
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn.
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens.
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is.
• geen persoonsgegevens doorgegeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Als duikclub Wet Fun Diving Club zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Duikclub Wet Fun Diving Club (vzw)
Zetel: Kerkhoflaan 15 3740 Bilzen
E-mailadres: secretaris@wfdc-bilzen.be

3. Waarom en op welke basis verwerken wij persoonsgegevens

Naargelang het type van je lidmaatschap (duikend lid, zwemmend lid, steunend lid, tweede lid) worden je persoonsgegevens door duikclub Wet Fun Diving Club verwerkt ten behoeve van één of meerdere van volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Je gegevens te kunnen beheren en te kunnen deelnemen aan de activiteiten van duikclub Wet Fun Diving Club. Inschrijven voor activiteiten gebeuren rechtstreeks online via onze nieuwsbrief, website of facebook. (uitvoering overeenkomst)
• Je aan het duikonderricht van duikclub Wet Fun Diving Club te kunnen laten deelnemen (uitvoering overeenkomst)
• Lid te worden van de duikfederatie (instantie) PADI, DAN (uitvoering overeenkomst)
• Je aan het duikonderricht georganiseerd instantie PADI, DAN te kunnen laten deelnemen en breveteren. (uitvoering overeenkomst)
• Het afsluiten van verzekeringen bij PADI , DAN. (uitvoering overeenkomst, bescherming vitaal belang betrokkene)
• Het versturen van clubblad, nieuwsbrief en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
• Het bekomen van subsidiëring vanwege de overheid (gerechtvaardigd belang)

4. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor bovenstaande doelstellingen:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, gsm nummer e-mail,…
• Rijksregisternummer, identiteitskaartnummer
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, gebruikte duikuitrusting, duikervaring,…
• Verklaring van medische geschiktheid
• Behaalde sporttechnische en opleiding (en andere relevante) kwalificaties (duikbrevetten, redder, DHV,…)
• Beeldmateriaal
• Bankrekeningnummer

5. Wie verwerkt de gegevens

Alle bestuursleden hebben toegang en mogen de nodige verwerking uitvoeren van je gegevens.

6. Verstrekking aan derde

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen vertrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo kunnen wij gebruik maken van een derde partij (verwerker) voor:

• Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting).
• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk,…).
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
• Gepersonaliseerd clubmateriaal (jassen, etc,..)
• Organisatie van clubreizen.
• Voorzien van catering op clubactiviteiten.
• Toegang kaarten, jaarabonnementen, en lidkaarten voortoegang tot duikplaatsen en info.
• Club overschrijdende activiteiten (verbroederingsduik, regionale activiteiten (vossen),…)
• Fondsenwerving (sponsers, subsidies)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan degenen waarmee we een verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/oftoegestaan is, zoals bv in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

7. Minderjarigen

Voor de verwerking van persoonsgegevens die gebaseerd is op de toestemming van de betrokkene en waar deze verwerking betrekking heeft op personen jonger dan 18 jaar, dient de schriftelijke toestemming daarvoor gegeven te worden door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

8. Bewaartermijn

Duikclub Wet Fun Diving Club bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Duikclub Wet Fun Diving Club verbindt zich ertoe:

• De gegevens verwerkt op grond van toestemming niet langer bij te houden dan 3 jaar na laatste gebruik en na einde lidmaatschap, uitgezonderd eerder wijziging in de verstrekte toestemming.
• De gegevens die worden bewaard op basis van een wettelijk verplichting, te zullen bewaren gedurende de termijn zoals door de wet bepaald.
• De gegevens verwerkt op grond van de vitale belangen van de belanghebbende, niet langer bij te houden dan tot op het ogenblik waarop het beschermde belang de verdere bewaring niet langer vereist.
• Ongeacht bovenstaande, zullen gegevens die het voorwerp uitmaken van een lopende gerechtelijke of andere procedure, in elk geval bewaard blijven voor zolang als dergelijk procedure dit vereist en dit tot op het ogenblik van uitputting van elk mogelijk rechtsmiddel of tot wanneer enige beslissing onherroepelijk is geworden.

9. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Organisatorische maatregelen:
1. Onze verwerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
2. Toegangsbeperking: de toegang tot je gegevens, wordt beperkt tot de personen zoals opgesomd in dezeverklaring.
3. Geheimhoudingsverplichting: alle personen die namens duikclub Wet Fun Diving Club van je gegevenskennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
4. Anonimiteitsprincipe: bij het verzenden van e-mail en communicatie, hanteren we een anonimiteitsprincipe, waarbij de bestemmelingenlijst niet zichtbaar zijn voor de overige ontvangers.
5. Digitalisering: gegevens worden voor zoveel als mogelijk op beveiligde digitale wijze verwerkt, om waar mogelijk te vermijden dat gegevens via digitale, papieren of andere weg op een verkeerde plek terecht komen of door derden raadpleegbaar zijn.
• Technische maatregelen:
1. We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
2. We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
3. Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
4. We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

10. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing/verbetering of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. U kan ons contacteren via contactpagina van onze website.

Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze medewerkers.

Ook heeft u recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken dit om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent.

11. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Wijziging privacyverklaring

Duikclub Wet Fun Diving Club kan de privacyverklaring steeds wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in de privacy wetgeving. De laatste versie is steeds beschikbaar op wfdc-bilzen.be. De recentste versie is van toepassing.